Conseils pour faciliter vos communications avec vos professeurs et les personnes-ressources sur le campus

Utilisez un langage formel, incluant les marques de politesse.

La qualité de votre français doit être mise à contribution, que ce soit verbalement ou dans vos écrits.

1. Commencez par une formule de politesse en introduction

Utilisez le nom de votre interlocuteur si vous le connaissez:

Ex.: Bonjour Madame ou Monsieur X,
Ex.: Bonjour,

2. Indiquez qui vous êtes à la personne que vous contactez

Elle pourra ainsi trouver plus rapidement les informations vous concernant.

Donnez votre nom et votre numéro matricule (xxx xxx xxx) – plusieurs étudiants peuvent porter le même nom;
Si vous contactez votre enseignant, indiquez le numéro du cours et la session d’inscription (ex.: MAT-1010, pour la session d’automne 2020);
Si vous contactez la gestion des études de votre programme, indiquez-leur dans quel programme vous être inscrit actuellement (ex.: je suis inscrit au certificat en archivistique).

3. Précisez à quel sujet vous contactez cette personne

Précisez si vous communiquez avec la personne au sujet d’un cours en particulier, d’un examen, de votre cheminement scolaire, d’une interrogation par rapport à une activité, etc.

4. Décrivez clairement, mais brièvement, la nature de votre problématique

Expliquez clairement ce qui vous pose problème ou votre questionnement face à la situation que vous vivez. Il est important d’utiliser un ton neutre et de mettre vos émotions de côté. Votre message doit être centré sur les faits. Soyez précis quant aux éléments que vous relevez.

Évitez de blâmer ou d’attribuer des émotions négatives aux autres dans vos communications;
Gardez à l’esprit que la majorité des gens avec qui vous interagissez sont bien intentionnés, même si des problèmes peuvent survenir;
Si la situation vous préoccupe, vous pouvez le mentionner par des formules telles que: «cette situation me préoccupe car…», «je suis stressée, car cet examen est important».

5. Mentionnez l’aide ou l’intervention dont vous auriez besoin de la part de cette personne

Expliquez à la personne que vous contactez de quelle manière elle peut vous aider ou quelle action vous attendez de sa part.

Proposez une solution qui vous serait convenable. Mettez de l’avant les actions que vous avez déjà posées et celles que vous pouvez faire pour résoudre la situation. Soyez positif et proactif.

Adoptez une approche collaborative pour résoudre vos préoccupations et vos griefs, soyez positifs quant à l’issu de la situation;
Ne vous sentez pas obligé de partager votre diagnostic, votre histoire médicale ou toute autre information d’ordre personnel avec votre faculté;
Si cela est pertinent et en lien avec la situation, partagez l’information sur les mesures d’accommodement dont vous avez besoin dans le cadre du cours ou de votre stage.

6. Terminez votre message par une formule de politesse

Ex.: Je vous remercie de votre aide.

7. Signez vos messages écrits par votre nom

Ex.: Claudette Petigroux, étudiante en soins infirmiers.

Bonjour monsieur Bouchard,

Je m’appelle Bernadette Faucher (numéro matricule 123 456 789) et je suis inscrite à votre cours PSY-0101 pour la session d’automne 2021.

J’ai des questions concernant l’examen de mi-session qui doit avoir lieu le 12 octobre. Je n’ai toujours pas reçu de courriel de convocation m’indiquant le lieu et l’heure où me présenter. Cela m’inquiète parce que je crains que mes mesures d’accommodement ne soient pas mises en place pour cet examen qui compte pour 30% de la session.

Tel que demandé, j’ai bien procédé à l’activation de mes mesures d’accommodements dans monPortail pour le cours PSY-0101 au cours des deux premières semaines de la session.

J’aimerais que vous me confirmiez si les mesures d’accommodement ont bien été prévues pour mon examen. Pouvez-vous leur demander de m’envoyer le courriel de convocation pour l’examen?

Merci pour votre aide,

Bernadette Faucher, étudiante au baccalauréat en psychologie

Autres considérations

Communiquez à l’avance vos demandes et faites un suivi si nous ne recevez pas de réponse.

On peut s’attendre à un délai d’au moins 24-48h avant d’avoir une réponse (à noter que le délai peut être plus long en période de fort achalandage);
Les professeurs et les personnes-ressource sont aussi en congé la fin de semaine et les jours fériés.

Demandez l’aide votre conseiller ACSESH si vous rencontrez des difficultés

Évitez d’adopter une attitude combative et de tenter de résoudre chaque situation par vous-même.

Consultez et suivez les procédures établies par votre département pour obtenir vos accommodements

Ne présumez pas que vous pourrez obtenir ce dont vous avez besoin en dehors du processus officiel.

Questionnez si des services additionnels aux accommodements sont offerts par votre programme

Plusieurs services d’aide à la réussite ont été mis sur pied par les directions de programme et sont offerts à tous les étudiants.

Suivez le processus formel pour déposer une plainte lorsque nécessaire

Utilisez les ressources du campus pour vous accompagner dans ce processus.